Tożsamość administratora danych

1. Właścicielem Serwisu notariusz-oczachowska.pl i Administratorem danych osobowych podawanych w trakcie korzystania z usług Kancelarii Notarialnej Aleksandry Oczachowskiej jest Aleksandra Oczachowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Notarialna Aleksandra Oczachowska, ul. gen. Jana Henryka Dąbrowskiego 6, 87-100 Toruń, NIP: 8883068548; REGON: 520961955.
2. Zasady przetwarzania danych osobowych zostały udostępnione w Polityce Cookies pod adresem: https://notariusz-oczachowska.pl/polityka-plikow-cookies-eu/
3. Poniższa Polityka Prywatności obejmuje zasady przetwarzania danych Użytkowników Strony, a także przetwarzanych w związku z dokonywanymi czynnościami notarialnymi w Kancelarii Notarialnej Aleksandra Oczachowska, jak i danych gromadzonych poprzez kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej (adres e-mail lub telefonicznie).
4. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych (dalej: u.o.d.o.), a także Ustawą z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (dalej: pr. not.) – w zakresie przetwarzania danych w związku z dokonywanymi przez notariusza czynnościami notarialnymi.

Stosowane definicje

W niniejszej polityce stosuje się następujące definicje:

1. Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem notariusz-oczachowska.pl, za pośrednictwem której Użytkownik może przeglądać jej zawartość lub kontaktować się z administratorem danych za pomocą danych teleadresowych dostępnych na stronie.
2. Administrator danych osobowych – podmiot, który decyduje o celu i środkach przetwarzania danych Użytkowników strony i osób, których dane przetwarza w związku z dokonywanymi czynnościami notarialnymi, tj.: Aleksandra Oczachowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Notarialna Aleksandra Oczachowska, ul. gen. Jana Henryka Dąbrowskiego 6, 87-100 Toruń, NIP: 8883068548; REGON: 520961955.
3. Użytkownik – osoba fizyczna, której dane dotyczą i która korzysta z usług dostępnych w Serwisie, a także danych gromadzonych poprzez kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej (adres e-mail lub telefonicznie).
4. Dane osobowe – wszelkie informacje, które bez nadmiernego czasu i kosztu mogą doprowadzić do identyfikacji osoby fizycznej, w tym jej dane identyfikacyjne, adresowe i kontaktowe.

Tajemnica zawodowa i cele przetwarzania danych

1. Wszystkie okoliczności sprawy o których Administrator danych osobowych (notariusz) powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne podlegają tajemnicy zawodowej, zgodnie z art. 18 Ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie.
2. Administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe w następujących celach:
   1. wykonania czynności notarialnych, a przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych osobowych na podstawie prawa państwa członkowskiego lub prawa Unii Europejskiej, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, tj. wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, w szczególności w związku z Ustawą z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, a także Ustawą z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn, jak i rozporządzeniami wykonawczymi wydanymi na ich podstawie,
   2. wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, a przetwarzanie to odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w szczególności w celu: udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie za pośrednictwem danych teleadresowych dostępnych na stronie Serwisu, zawarcia i realizacji umowy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, etc.
   3. wystawienia rachunku lub faktury dla osoby fizycznej, prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych osobowych, w związku z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
   4. dochodzenia praw i roszczeń przez administratora danych lub osobę, której dane dotyczą, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora danych lub osoby, której dane dotyczą.
3. Podanie danych jest niezbędne w celu wykonania czynności notarialnych, zawarcia i realizacji umów, a także wystawienia rachunków i faktur na żądanie osoby, której dane dotyczą, dochodzenia roszczeń, a także udzielenia odpowiedzi na pytania.
4. Brak podania wymaganych danych uniemożliwia prawidłową realizację czynności notarialnych, zawarcie i realizację umów lub podjęcie kontaktu na żądanie osoby, której dane dotyczą. Podanie danych osobowych w pozostałych celach jest dobrowolne.

Zakres przetwarzanych danych

1. Zakres przetwarzanych danych osobowych został ograniczony do minimum niezbędnego do realizacji celu, dla którego dane są przetwarzane, w szczególności w związku z wykonywanymi czynnościami notarialnymi na podstawie Ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie.
2. Zakres danych w celu wystawienia rachunku lub faktury na żądanie osoby, której dane dotyczą wynika z art. 106e Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
3. Dane przetwarzane w celu złożenia zapytania za pomocą danych teleadresowych dostępnych na stronie: adres e-mail, numer telefonu, imię, ewentualne inne dane podane dobrowolnie przez osobę, której dane dotyczą.

Okres przetwarzania danych

Okres przetwarzania danych jest uzależniony od celu, dla którego dane zostały zebrane i wynosi odpowiednio:

1. dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne po upływie 10 lat od ich sporządzenia lub z chwilą zaprzestania prowadzenia działalności kancelarii Administrator danych (notariusz) przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego – na podstawie art. 90 § Ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie,
2. w celu prowadzenia dokumentów księgowych – 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku  – na podstawie art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
3. w celu udzielenia odpowiedzi poprzez środki teleinformatyczne (zapytania) – dane przetwarzane są wyłącznie przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi,
4. w celu dochodzenia roszczeń przez administratora danych lub osobę, której dane dotyczą – na podstawie art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata.

Źródło danych

1. Dane osobowe gromadzone są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą.
2. Dane osobowe mogą być również pozyskiwane z innych źródeł, w szczególności w związku z wykonywanymi czynnościami notarialnymi – w takim przypadku obowiązek informacyjny z art. 14 RODO nie będzie miał zastosowania, ze względu na art. 14 ust. 5 lit. d) RODO, tj. gdy dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej przewidzianym w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, w tym ustawowym obowiązkiem zachowania tajemnicy w związku z art. 18 Ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, tj. obowiązek zachowania tajemnicy przez notariusza.

Odbiorcy danych

1. Dostęp do danych osobowych jest ograniczony przepisami prawa, w szczególności Ustawą z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie. Administrator danych osobowych (notariusz) w przypadkach prawem przewidzianych przesyła sądom i innym organom państwowym informacje pisemne o sporządzonych dokumentach i wypisy tych dokumentó
2. Dane osobowe mogą zostać powierzone innym podmiotom w celu wykonania usług na zlecenie administratora danych lub dostawy oprogramowania, z którego administrator danych korzysta przy przetwarzania danych, w tym w celu, tj.:
   1. hostingu strony www i utrzymania poczty elektronicznej (hostingodawca) w odniesieniu do danych przekazywanych za pośrednictwem strony www lub poczty e-mail,
   2. obsługi księgowej oraz rozliczenia podatkowego administratora danych przez zewnętrzny podmiot (biuro rachunkowe) w odniesieniu do danych na rachunkach i fakturach,
   3. obsługi kancelarii poprzez wyspecjalizowane platformy i systemy informatyczne.

Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo:
   • dostępu do treści danych osobowych, w tym otrzymania bezpłatnie pierwszej kopii danych osobowych – przy czym w zakresie czynności notarialnych prawo to jest ograniczone przez Ustawę z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (w szczególności art. 78 b. – ograniczenie w zakresie ochrony danych osobowych ze względu na tajemnicę notarialną, art. 110 i art. 111 pr. not. – ze względu na wypisy, odpisy i wyciągi oraz przechowywanie aktów notarialnych),
   • do sprostowania danych – przy czym w przypadku czynności notarialnych prawo to jest ograniczone przez art. 80 § 4 Ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (sprostowanie aktu notarialnego),
   • do usunięcia danych osobowych (bycia zapomnianym) – przy czym zgodnie z art. 17 ust. 3 RODO usunięcie danych nie będzie miało zastosowania do notariusza oraz innych administratorów wymienionych w Ustawie z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, gdyż przetwarzanie to jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, a okres tego przetwarzania został wskazany w przepisach prawa,
   • do ograniczenia przetwarzania – przy czym art. 18 RODO nie ma zastosowania do danych przetwarzanych w związku z czynnościami notarialnymi (ograniczenie w zakresie ochrony danych osobowych ze względu na tajemnicę notarialną na podstawie art. 78b. pr. not.),
   • do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych – odwołanie zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem i dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy podstawą tego przetwarzania była zgoda osoby, której dane dotyczą,
   • do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją wobec przetwarzania dotyczących danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO – przy czym art. 21 RODO nie ma zastosowania do danych przetwarzanych w związku z czynnościami notarialnymi (ograniczenie w zakresie ochrony danych osobowych ze względu na tajemnicę notarialną na podstawie art. 78b. pr. not.),
   • do przenoszenia danych – jeśli dane są przetwarzane w sposób automatyczny i odbywa się to na podstawie zgody – przetwarzanie oparte na podstawie art. 6 ust. 1 lit a) RODO) lub art. 9 ust. 2 lit a) RODO lub w celu zawarcia lub realizacji umowy z osobą, której dane dotyczą (przetwarzanie oparte na art. 6 ust. 1 lit b) RODO),
   • do informacji na temat tego, kto jest administratorem danych, a także uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych, treści tych danych, źródle danych, a także sposobie udostępniania, w tym o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych – przy czym art. 15 ust. 1 oraz art. 15 ust 3 RODO nie ma zastosowania do danych przetwarzanych w związku z czynnościami notarialnymi (ograniczenie w zakresie ochrony danych osobowych ze względu na tajemnicę notarialną na podstawie art. 78b. pr. not.)
   • do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uzna, iż przetwarzanie jej danych narusza przepisy Ogólnego rozporządzania o ochronie danych osobowych (RODO). Skarga może zostać wniesiona w formie elektronicznej lub tradycyjnej na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
2. Obowiązek powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu przetwarzania, o którym mowa w art. 19 RODO, nie ma zastosowania w związku z czynnościami notarialnymi (ograniczenie w zakresie ochrony danych osobowych ze względu na tajemnicę notarialną na podstawie art. 78b. pr. not.).
3. Dane osobowe nie są przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
4. W odniesieniu do danych osobowych nie podejmuje się zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.
5. W celu realizacji praw, pytań lub wątpliwości można skontaktować się z Administratorem danych osobowych. Dane kontaktowe znajdują się na niniejszej stronie internetowej.

Postanowienia końcowe

W przypadku zmiany obowiązującej polityki prywatności, w szczególności gdy będą tego wymagały zastosowane rozwiązania techniczne, zmiany przepisów prawa w zakresie prywatności osób, których dane dotyczą, wprowadzone zostaną odpowiednie modyfikacje do powyższego zapisu, które będą obowiązywały w ciagu 14 dni od ich opublikowania na stronie Serwisu.